上市公司要建立合規(guī)文化，制度永遠(yuǎn)都不可能完美，永遠(yuǎn)都有瑕疵存在，不可避免地有人會(huì)利用制度上的瑕疵做出違規(guī)行為，在這個(gè)時(shí)候，建立合規(guī)文化尤其重要。
“一個(gè)好的法律顧問(wèn)，或者是一個(gè)好的董事會(huì)秘書(shū)，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)公司的情況了如指掌，包括公司的商業(yè)模式、公司的相應(yīng)產(chǎn)品以及公司的治理結(jié)構(gòu)，在此基礎(chǔ)上，才有可能為公司提供一套量身定制的合規(guī)服務(wù)。”7月21日，在“中國(guó)首屆上市公司法律合規(guī)創(chuàng)新論壇”，華大基因董事會(huì)秘書(shū)兼總法律顧問(wèn)徐茜女士如是說(shuō)道。
徐茜的復(fù)合身份，讓她在看待上市公司合規(guī)問(wèn)題時(shí)，具有超于一般人的全面視角。她認(rèn)為，合規(guī)工作人員要對(duì)公司具有一種全局觀。
“你要講清楚公司的歷史沿革，要知道公司的架構(gòu)具備什么樣的資格，我們產(chǎn)品的特性和法律風(fēng)險(xiǎn)是什么。”徐茜表示，合規(guī)人員在應(yīng)對(duì)合規(guī)問(wèn)題時(shí)，都要對(duì)合規(guī)問(wèn)題進(jìn)行初步評(píng)估，做到有的放矢。同時(shí)，合規(guī)工作是一個(gè)摳細(xì)節(jié)的工作，輕視細(xì)節(jié)的話，很可能一招不慎，即受到監(jiān)管處罰。她還特別強(qiáng)調(diào)，合規(guī)不是一個(gè)人一個(gè)部門的事，上市公司應(yīng)該建立合規(guī)文化，將合規(guī)精神根植于每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)和員工內(nèi)心。
應(yīng)對(duì)合規(guī)問(wèn)題要做到有的放矢
做合規(guī)首先要了解公司可能面臨的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)央企的風(fēng)險(xiǎn)管理指南，企業(yè)主要面臨五大類的風(fēng)險(xiǎn)：戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)決定了是給紅牌、黃牌還是綠燈通行的指標(biāo)。
如果面臨著刑事責(zé)任犯罪或行政處罰，公司的法務(wù)包括外部律師給到的建議，一定是給到一張紅牌，這個(gè)不能觸犯。如果只是涉及民事相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，這個(gè)時(shí)候就可以跟業(yè)務(wù)部門去平衡，關(guān)于這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)到底有多高，是給黃牌還是給綠色通行，我們會(huì)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。企業(yè)的法務(wù)總監(jiān)不可能對(duì)所有的事情都只說(shuō)而不去做，這并不是一個(gè)好的法務(wù)顧問(wèn)。
平時(shí)大家運(yùn)用到最多的就是人大頒布的相關(guān)法律，但企業(yè)在做合規(guī)的時(shí)候，還應(yīng)更多關(guān)注的是行政法規(guī)這個(gè)層面。徐茜表示，首先應(yīng)了解一下有哪些相關(guān)的行政機(jī)構(gòu)，以廣東省為例，加起來(lái)的行政機(jī)構(gòu)非常多，有五六十個(gè)，但不是每一個(gè)行政部門所頒布的行政法規(guī)都要作為公司合規(guī)的重點(diǎn)。法務(wù)人員要先了解自己所在的行業(yè)是什么行業(yè)，跟這個(gè)相關(guān)行業(yè)關(guān)系最密切的一個(gè)相應(yīng)的行政監(jiān)管部門是什么，不同的行業(yè)所面臨的合規(guī)的刑事風(fēng)險(xiǎn)不一樣。這也是企業(yè)法務(wù)的核心價(jià)值，懂行業(yè)，知道這些相關(guān)行業(yè)監(jiān)管的重點(diǎn)。
以醫(yī)療監(jiān)管為例，要先了解醫(yī)療監(jiān)管所面臨的重災(zāi)區(qū)是什么，以此決定應(yīng)關(guān)注哪些行政部門制定的相關(guān)法規(guī)。再比如反壟斷，首先要確定是哪個(gè)部門監(jiān)管的，是商務(wù)部、發(fā)改委還是工商總局，因?yàn)檫@三個(gè)部門所監(jiān)管的內(nèi)容有所側(cè)重，商務(wù)部主要是關(guān)于經(jīng)營(yíng)者集中，發(fā)改委主要是跟價(jià)格相關(guān)的壟斷，跟價(jià)格無(wú)關(guān)的壟斷主要是由工商局進(jìn)行管理。
除了日常的業(yè)務(wù)合規(guī)以外，一些大型優(yōu)質(zhì)企業(yè)還會(huì)面臨并購(gòu)合規(guī)問(wèn)題。要評(píng)估企業(yè)為什么需要去做境外的并購(gòu)，主要的動(dòng)因可能包括擴(kuò)大海外的市場(chǎng)份額，規(guī)避稅收的貿(mào)易壁壘，獲得相應(yīng)的上市融資，只有明確企業(yè)的動(dòng)因是什么，才能對(duì)這個(gè)并購(gòu)是不是能夠成功有一個(gè)綜合客觀的評(píng)價(jià)。同時(shí)，根據(jù)行業(yè)的不同，企業(yè)并購(gòu)所重點(diǎn)關(guān)注的區(qū)域也不一樣。
合規(guī)工作要摳細(xì)節(jié)
上市公司合規(guī)過(guò)程當(dāng)中最容易出現(xiàn)的法律問(wèn)題是涉及“三會(huì)”的召開(kāi)。股東大會(huì)每年必須召開(kāi)一次，年度股東大會(huì)必須在上半年召開(kāi)，提前20天發(fā)通知，臨時(shí)股東大會(huì)須提前15天發(fā)通知。
徐茜表示，上市公司做合規(guī)一定要摳字眼，如果沒(méi)有摳字眼，細(xì)節(jié)做得不到位就可能違規(guī)。比如，“董事會(huì)每年要開(kāi)兩次，監(jiān)事會(huì)也是兩次”，這個(gè)表述就是錯(cuò)誤的。因?yàn)槎聲?huì)每年至少開(kāi)兩次，監(jiān)事會(huì)每六個(gè)月至少開(kāi)一次，如果公司上半年開(kāi)了這么多會(huì)，下半年沒(méi)有開(kāi)會(huì)，也不合規(guī)，監(jiān)事會(huì)下半年也應(yīng)該開(kāi)一次。
所以，法務(wù)人員在給上市公司提供法律服務(wù)的時(shí)候，千萬(wàn)不能想當(dāng)然。給上市公司提的所有的建議，必須找到相應(yīng)法規(guī)的來(lái)源，如果只是憑感覺(jué)，比如董秘來(lái)問(wèn)法務(wù)我們開(kāi)會(huì)怎么開(kāi)，這個(gè)問(wèn)題答錯(cuò)了，很有可能公司就會(huì)被監(jiān)管處罰。
徐茜又列舉了一個(gè)細(xì)節(jié)：給董事會(huì)發(fā)會(huì)議通知的時(shí)候應(yīng)該發(fā)給誰(shuí)？
“除了發(fā)給董事，還要發(fā)給監(jiān)事，開(kāi)董事會(huì)的時(shí)候，監(jiān)事可以列席，所以在做上市公司合規(guī)的時(shí)候，一定要把細(xì)節(jié)落到實(shí)處，再怎么細(xì)心都不為過(guò)。”徐茜說(shuō)，是不是把所有的法規(guī)吃透就不會(huì)出問(wèn)題了？也不一定，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)是非常重要的。
徐茜在論壇上分享了一個(gè)合規(guī)的案例，有一家公司在2016年6月8日準(zhǔn)備發(fā)股東大會(huì)的會(huì)議通知。年度股東大會(huì)的會(huì)議通知須提前20天發(fā)，8日發(fā)通知，是不是29日就可以開(kāi)會(huì)了？但這家公司開(kāi)會(huì)的時(shí)間最后定在了7月4日。
“為什么？因?yàn)槲覀儼l(fā)出股東大會(huì)的通知，并不是按照上傳到交易所這個(gè)時(shí)間來(lái)計(jì)的。公司在8日晚上發(fā)出股東大會(huì)的通知，非常不巧趕上了端午節(jié)，9日媒體沒(méi)有見(jiàn)報(bào)，13日才見(jiàn)報(bào)，再加20天，整個(gè)6月就開(kāi)不了這個(gè)會(huì)了。”徐茜解釋道，所以，把法律的條款都吃透并不代表以后就能做好董秘的職位，相應(yīng)實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)也非常重要。有時(shí)候同行之間會(huì)開(kāi)玩笑說(shuō)，“董秘要懂《周易》”，要算日子開(kāi)會(huì)，一定要把節(jié)假日的因素充分考慮進(jìn)去。
上市公司要建立合規(guī)文化
在業(yè)務(wù)合規(guī)和監(jiān)管合規(guī)的雙重壓力之下，上市公司應(yīng)該怎么樣做好合規(guī)工作？徐茜有以下六點(diǎn)建議：
第一，企業(yè)的高層要率先做出承諾，企業(yè)高管必須把合規(guī)工作放在第一優(yōu)先的位置上，要把合規(guī)跟業(yè)務(wù)處在同等重要的情況下，甚至在某些情況下公司合規(guī)要優(yōu)于公司業(yè)務(wù)。
第二，公司要建立一整套風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別跟評(píng)估機(jī)制，并且通過(guò)適當(dāng)?shù)恼吒绦蚴沟蔑L(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與識(shí)別同步落地。
第三，上市公司要對(duì)員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)，對(duì)相關(guān)的合規(guī)事項(xiàng)也需要有持續(xù)的監(jiān)督和報(bào)告機(jī)制。懲處機(jī)制的建立也非常重要，對(duì)違規(guī)人員要懲罰，對(duì)舉報(bào)人員也要進(jìn)行一定的保護(hù)。
第四，公司要建立合規(guī)文化，制度永遠(yuǎn)都不可能完美，永遠(yuǎn)都有瑕疵存在，也不排除公司可能有人會(huì)利用一些制度上的瑕疵進(jìn)行違規(guī)的事項(xiàng)。在這個(gè)時(shí)候，建立合規(guī)文化尤其重要，只有在健康土壤上成長(zhǎng)的大樹(shù)才是健康的大樹(shù)。
第五，需要進(jìn)行嵌入式合規(guī)，即使采取的大合規(guī)模式的公司，也不能只認(rèn)為公司的合規(guī)是公司法務(wù)部、合規(guī)部或證券部的工作，合規(guī)的全體參與者應(yīng)該是公司的全部員工。合規(guī)部也要及時(shí)給員工進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，幫助他們樹(shù)立意識(shí)。
第六，還須建立起一套動(dòng)態(tài)的監(jiān)管機(jī)制，包括事前的防范、事中的控制和事后的總結(jié)。
徐茜認(rèn)為，上市公司只有重視合規(guī)，才能進(jìn)一步增強(qiáng)上市公司的競(jìng)爭(zhēng)力，贏在企業(yè)發(fā)展的未來(lái)。
（本文根據(jù)華大基因董事會(huì)秘書(shū)兼總法律顧問(wèn)徐茜女士在“中國(guó)首屆上市公司法律合規(guī)創(chuàng)新論壇”上的演講整理） |
